Депозитные ячейки в вопросах и ответах

Дата публикации: 24.08.2006

Депозитные ячейки в вопросах и ответах

Рынок услуг по хранению ценностей клиентов в банковских депозитных хранилищах развивается на Украине очень динамично. Наличие устойчивого платежеспособного спроса заставляет отечественные банки вкладывать деньги в соответствующее оборудование. При этом они сталкиваются со сложной проблемой. Существующая нормативная база определяет только общие правила эксплуатации депозитных ячеек и полностью игнорирует их конструкцию. Поэтому на стадии закупки легко допустить ряд ошибок, которые, в дальнейшем, обернутся убытками для банка и организационными выводами для исполнителей. Чтобы частично заполнить информационные пробелы, мы постарались ответить на наиболее часто встречающиеся вопросы.

Вопрос №1

Что такое депозитная ячейка?

Ответ

Ответ на этот вопрос не столь очевиден, как кажется на первый взгляд. Обычно под депозитной ячейкой понимается индивидуальный сейф, который клиент арендует у банка для безопасного хранения ценностей и исключения возможности их несанкционированного изъятия. Однако, такое определение можно считать приемлемым, только при условии высокого уровня доверия населения к банковской системе. Украинские банки еще молоды. Свою работу они выполняют в сложных экономических и политических условиях. Поэтому, национальная специфика следующим образом дополняет приведенное определение: система запирания ячейки и организация контроля доступа к ней, должны исключить возможность незаметного для клиента ознакомления с ее содержимым. Понимание этого нюанса во многом определяет успешность (прибыльность) эксплуатации депозитария.

Вопрос №2

Создание депозитного хранилища в банке требует существенных начальных затрат. Стоит ли этим заниматься?

Ответ

Однозначно – да. Во-первых, это приносит прибыль. При правильной организации работы затраты на приобретение ячеек окупаются за 6 ? 7 месяцев. Во-вторых, депозитарий привлекает в банк VIP – клиентов. В-третьих, трудно претендовать на солидную репутацию, не предоставляя одной из самых распространенных в мире банковских услуг.

Вопрос №3

Какие нормативные документы регламентируют требования к конструкции депозитных ячеек?

Ответ

К сожалению, в настоящее время, в Украине отсутствуют подобные нормативные документы. Национальный банк и МВД своими постановлениями определяют только правила эксплуатации и охраны депозитариев. Поэтому, исключительно важным фактором является компетентность отечественных производителей, которые за годы работы накопили необходимые знания и адаптировали конструкции своих изделий к национальным особенностям их эксплуатации.

Вопрос №4

Должны ли депозитные ячейки иметь сертификат соответствия?

Ответ

Ответ на этот вопрос вытекает из предыдущего. Депозитные ячейки не могут подлежать обязательной сертификации, т. к. в Украине нет государственного стандарта определяющего их конструкцию и методы испытаний.

Иногда возникает путаница из-за сходности звучания словосочетаний «депозитная ячейка» и «депозитная система». Действительно, в соответствии с требованиями НБУ банки всех форм собственности должны использовать депозитные системы, сертифицированные по ДСТУ 4012.2. Однако, депозитная система ничего общего с ячейками не имеет. Депозитная система – это система позволяющая поместить депозит внутрь сейфа, хранилища и т. д. без открытия дверей. Простейшим примером депозитной системы является детская копилка в виде поросенка с прорезью в спине.

Вопрос №5

В каких помещениях банка разрешается устанавливать депозитные ячейки?

Ответ

Согласно требований Национального банка Украины депозитные ячейки должны располагаться в хранилищах или сейфах, которые имеют сертификат, подтверждающий их соответствие всем обязательным требованиям ДСТУ 4012.1. Выбор конкретного класса сопротивления взлому вышеуказанных хранилищ и сейфов определяется руководителем банковского учреждения. Он так же определяет место размещения и оборудование специальных мест (кабин) в которых клиенты могут без наблюдения со стороны работать со своими ценностями (содержимым ячейки).

При размещении ячеек в сертифицированных сейфах часто у сотрудников банка возникают вопросы, касающиеся требований к сейфовой комнате – могут ли в ней быть окна, должны ли усиливаться ограждающие стеновые конструкции, какие должны быть двери и т. д. Национальный банк определил, что в случае использования сейфов в качестве хранилища, помещения, в которых они располагаются выполняют функции предхранилища. Отсюда вытекают ответы на большинство возникающих вопросов. В частности, это определяет отсутствие окон, применение общестроительных норм для создания ограждающих конструкций, противопожарные требования и т. д.

Как видно из вышеизложенного, требования Национального банка достаточно ясны и однозначны. Решение целого ряда вопросов делегировано руководителю банковского учреждения, который лучше других знает обстановку на объекте и несет персональную ответственность за все, что там происходит.

Путаница, зачастую, возникает в связи с тем, что охранные структуры предъявляют собственные, достаточно высокие требования к классам взломостойкости хранилищ и сейфов, в которых размещаются депозитные ячейки. Ими так же формулируются дополнительные требования к усилению ограждающих конструкций сейфовых комнат. В этой ситуации, руководитель банковского учреждения должен принять тщательно взвешенное решение. С одной стороны дополнительные требования охранных структур, направленны на защиту объекта, с другой – их выполнение требует от банка существенных затрат. В любом случае, принимая решение о техническом укреплении помещения в котором размещаются сейфы с депозитными ячейками, необходимо четко представлять, какие мероприятия являются обязательными, а какие добровольными.

Вопрос №6

Какое размещение ячеек безопаснее с точки зрения противодействий криминальному взлому – в хранилище или сейфе?

Ответ

Сейфы и хранилища выпускаются по одному ДСТУ 4012.1 и проходят аналогичные испытания. Главное различие между сейфом и хранилищем, согласно того же стандарта, заключается в размерах. Защитное оборудование для хранения ценностей, которое в закрытом состоянии имеет хотя бы один из внутренних размеров менее 1м, называется сейфом. Если все внутренние размеры более 1м – это хранилище. Таблицы 1 и 3 ДСТУ 4012.1 указывают численные значения сопротивлений взлому, количество и класс замков для сейфов и хранилищ. Легко убедиться, что для одинаковых классов сейфов и хранилищ эти требования идентичны. К отличиям следует отнести наличие в сейфах массой менее 1т анкерного узла для крепления к полу, который в зависимости от класса сейфа испытывается на разрыв усилием 5т или 10т. Сейфы, также, проходят еще одно очень жесткое испытание, которому не подвергаются хранилища – испытание на «частичный доступ». Если опустить технические подробности, это выполнение в защитной оболочке сейфа небольшого отверстия, через которое можно просунуть руку и изъять содержимое.

Таким образом, можно сделать вывод, что с точки зрения взломостойкости сейфы имеют несколько более высокие характеристики, чем хранилища того же класса. И еще один штрих – если рассматривать критическую ситуацию, в которой злоумышленникам удалось отключить сигнализацию, обезвредить охрану и беспрепятственно заняться взломом хранилища, то в случае успеха они получают доступ сразу ко всем депозитным ячейкам. В случае использования сейфов, их надо взламывать по очереди, при этом каждый сейф индивидуально подключен к пульту централизованной охраны.

Вопрос №7

Какое размещение ячеек экономически выгоднее для банка – в хранилище или сейфах?

Ответ

Однозначного ответа на этот вопрос не существует. Банку необходимо проанализировать опыт работы депозитариев, расположенных в непосредственной близости от предполагаемого места эксплуатации ячеек. Если анализ покажет целесообразность одновременного введения в действие большого количества ячеек, то удобнее использовать для их размещения хранилище. Однако, надо ясно понимать, что если в расчетах допущена ошибка, то капитальные затраты на строительство хранилища никогда не окупятся. Следовательно, если есть сомнения, в правильности принимаемых решений, безопаснее заказать 100 – 200 ячеек размещенных в нескольких сейфах и проверить, что из этого получится. В крайнем случае, их всегда можно переместить в другой регион или продать.

Хотим, так же обратить внимание на еще один малозатратный вариант-превращение одной из комнат в помещениях банка в хранилище II класса сопротивления взлому. Подробности изложены в статье «Как из комнаты сделать сертифицированное хранилище».

Вопрос №8

Выполняется ли крепление ячеек при их размещении в хранилище или сейфе?

Ответ

Специальных требований по креплению депозитных ячеек в настоящее время нет. Ячейки, предназначенные для установки в хранилищах, поставляются, обычно, в виде эстетичных шкафов (стоек). Каждый шкаф может состоять из 10 – 50 ячеек и весить от 100 до 400 кг. После расстановки шкафов в хранилище их целесообразно скрепить между собой. Крепление повышает безопасность и дает возможность выставить изделия более красиво, компенсируя неровности пола. В практике, иногда встречаются случаи, когда депозитные ячейки навешивают на стены хранилища. С нашей точки зрения это не верно, т. к. в восприятии пользователя ассоциируется с почтовыми ящиками в многоквартирных домах, и соответственно, не вызывает доверия к защитным свойствам конструкции.

При размещении ячеек внутри сейфов большинство производителей, с целью снижения себестоимости, поставляют их как цельносварную с сейфом конструкцию. В этой связи интересен опыт предприятия «ДіК», по выпуску унифицированных ячеек, которые могут устанавливаться как в хранилище, так и в сейфе. В последнем случае они крепятся механически к внутренней поверхности корпуса сейфа. Использование данной технологии расширяет возможности банка по эксплуатации ячеек. Во-первых, при необходимости, можно переставить ячейки в хранилище, а сейф использовать для хранения других ценностей. Во-вторых, повышается надежность изделия в целом, т.к. в критической ситуации после разрушения стенки сейфа злоумышленник наталкивается на стальную обшивку депозитного шкафа.

Вопрос №9

Какие размеры депозитных ячеек наиболее востребованы пользователями?

Ответ

Ширина и глубина депозитных ячеек, как правило, определяется возможностью размещения документов формата А4. Высота же варьируется, обычно, в диапазоне от 45 до 450мм. Комплектация каждого конкретного заказа ячейками определенных размеров должна выполняться индивидуально. Универсальных рецептов по данному вопросу не существует. Требуется тщательное изучение опыта работы банковских учреждений, расположенных именно в данном районе города. В качестве среднестатистической пропорции можно рекомендовать следующий вариант:

• ячейки малых размеров, высотой от 45 до 60мм – 70%;
• ячейки средних размеров, высотой от 90 до 140мм – 15%;
• ячейки больших размеров, высотой от 180 до 235мм – 10%;
• ячейки очень больших размеров, высотой свыше 300мм – 5%.

Чем ближе банк расположен к историческому и деловому центру города, тем больше должно увеличиваться количество ячеек среднего размера за счет уменьшения количества малых.

Иногда заказываются ячейки специальных размеров для размещения палетт с ювелирными украшениями.

При расположении банка вблизи международных транспортных узлов, особенно это относится к морским портам, могут оказаться востребованными ячейки, позволяющие поместить чемодан или баул клиента. Таких ячеек заказывается от 5 до 10 штук на весь комплекс депозитного хранилища.

Вопрос №10

Какие замки применяются для оборудования депозитных ячеек?

Ответ

Специфика эксплуатации депозитных ячеек обеспечивает применение специальных замков. От их правильного выбора во многом зависит размер эксплуатационных расходов банка и количество конфликтных ситуаций с клиентами. Тип применяемого замка определяет систему контроля доступа, организацию охраны, содержание договора с арендатором ячейки, величину залоговой суммы, особенности вскрытия ячеек при утери ключей клиентом, правила выполнения сервисных и ремонтных работ. Учитывая такое многообразие вопросов, остановимся на описании замков более подробно.

Главная особенность депозитных замков заключается в том, что клиент и сотрудник банка могут открыть ячейку только вместе.

Наибольшее распространение в наше время получили, так называемые двухключевые замки, имеющие одну или две ключевые скважины. Их конструкция должна обеспечивать следующий порядок открытия дверц: разблокировка механизма замка ключом клиента – отпирание замка ключом администратора – запирание замка ключом клиента.

Обращаем внимание, что, фактически, открытие ячеек производится администратором с разрешения клиента, запирание замка производится клиентом самостоятельно. Во время проведения клиентом операций с содержимым ячейки конфиденциальность не нарушается.

Пошаговый порядок операций с двумя ключевыми скважинами:

1. Клиент вставляет ключ в левую замочную скважину и поворачивает его по ходу часовой стрелки, до упора. В этом положении ключ не должен выниматься. Замок продолжает находиться в запертом состоянии.

2. Сотрудник банка вставляет ключ в правую замочную скважину и поворачивает его по ходу часовой стрелки до упора. В этом положении ключ не должен выниматься. Замок переходит в открытое состояние.

3. Сотрудник поворачивает свой ключ в обратном направлении и вынимает из замка. Замок продолжает находиться в открытом состоянии.

4. Клиент открывает дверцу ячейки, проводит необходимые операции со своими ценностями, закрывает дверцу и запирает ее поворотом ключа против часовой стрелки, до упора. В этом положении ключ вынимается. Замок заперт. Никаких дальнейших операций по запиранию ячейки администратор не выполняет.

Если замок имеет одну ключевую скважину, то клиент и администратор используют ее по очереди. Порядок операций при этом не должен измениться.

Замки всегда комплектуются двумя ключами клиента. Ключ администратора должен подходить ко всем ячейкам депозитария. В противном случае работа сотрудника банка сильно усложняется.

В настоящее время большинство производителей применяют замки MAUER и STUV (Германия). Они достаточно надежны, имеют высокую секретность и относительно недороги. Однако, необходимо обратить внимание на одну их конструктивную особенность – в них клиентская часть механизма замка и часть механизма отпираемая ключом администратора выполнены в одном корпусе и не могут быть отделены друг от друга без полной разборки замка. Почему именно на этот момент мы обращаем особое внимание? Дело в том, что одной из небольших «головных болей» банка при эксплуатации депозитных ячеек является потеря ключа (или ключей) клиентом. Наличие залоговых сумм компенсирует затраты банка на проведение ремонтных работ, но восстановить работоспособность ячейки в первоначальном объеме удается далеко не всегда. Поясним этот тезис на примерах.

Существуют две основные схемы обращения с ключами клиента:

Схема №1. 

Клиенту выдается только один ключ. Второй находится на хранении в банке в опломбированном сейфе-тубусе. Эта схема имеет два существенных недостатка. Во-первых, возникает элемент недоверия со стороны клиента к банку т. к. последний имеет техническую возможность открыть ячейку самостоятельно и ознакомиться с ее содержимым. Во-вторых, в случае совместной эксплуатации ячейки клиентом и его доверенным лицом, они вынуждены передавать ключ друг другу, что создает неудобство для обоих.

Для банка схема №1, относительно, удобна (если не учитывать потерю потенциальной клиентуры). В случае утери ключа клиентом, вскрытие ячейки производится в его присутствии резервным ключом. Дальнейшие действия уже не столь хороши. После замены замка он «выпадает» из мастер – системы – старый ключ администратора к нему не подходит. С течением времени, количество таких замков постоянно растет, затрудняя эксплуатацию депозитария. Возникает необходимость в «медвежатнике», который разберет новые замки и перекодирует под старую мастер – систему. Естественно, после разборки, замки утрачивают гарантию. Просуммируем затраты банка: приобретение нового замка + оплата услуг «медвежатника» по его перекодировке + потеря гарантии на новый замок.

Справедливости ради, необходимо отметить, что существуют замки, конструкция которых предусматривает возможность перекодировки под новый ключ без разборки. Они не нашли широкого распространения в одних случаях из-за высокой стоимости, в других – из-за ненадежности.

Схема №2. 

Клиенту выдаются оба ключа. Исходя из удобства клиентов, эта схема работы применяется наиболее широко. Однако, в случае одновременной утери двух ключей, возникает сложная ситуация по вскрытию ячейки. Без услуг «медвежатника» не обойтись. Специалисты вскрывают замки двумя способами. Первый способ называется «агентурным» - без повреждения механизма замка. Требуется высочайшая квалификация исполнителя. Естественно, это очень дорогая операция. Второй способ – с частичным повреждением замка. Выполняется высверливание наиболее уязвимых мест, после чего замок открывается. Этот способ дешевле «агентурного», но при его выполнении повреждается дверца ячейки. Качественный ремонт может быть выполнен только в заводских условиях и только в случае если дверца съемная. Дальнейшие действия идентичны схеме №1 – приобретение нового замка; его разборка и перекодировка.

Просуммируем затраты банка: оплата услуг «медвежатника» по вскрытию замка + ремонт дверцы ячейки (если она повреждена при вскрытии) + покупка нового замка + оплата услуг «медвежатника» по перекодировке + потеря гарантии на новый замок.

Какой же оптимальный выход из ситуации?

С нашей точки зрения одним из лучших решений является применение замков, в конструкции которых физически разделены механизмы относящееся к ключам клиента и администратора. Примером может служить замок фирмы ABLOY (Финляндия). Этот замок несколько дороже, чем MAUER или STUV. Однако, незначительное увеличение начальных затрат на его приобретение с лихвой компенсируется снижением эксплуатационных расходов.

В случае потери одного рабочего ключа, ячейка открывается резервным ключом. После этого в течении 2-х минут производится замена клиентской части замка. Проводимые работы не затрагивают часть замка управляемую ключом администратора. Затраты банка в этом случае, практически, не намного превышают половину стоимости замка.

Если арендатор потерял оба ключа, то представитель сервисной службы в присутствии сотрудника банка и пользователя ячейки, уничтожает клиентскую часть замка без повреждения дверцы – это еще одна конструктивная особенность замка. После чего замок открывается ключом администратора. Дальнейшие действия – по предыдущему варианту. Затраты банка – оплата услуг сервисного центра по уничтожению клиентской части замка ABLOY + замена клиентской части замка.

Изложенная информация была бы не полной без упоминания о замках электромеханических. Их принцип работы состоит в том, что администратор дает команду с компьютера на разблокировку электронной части замка, а клиент своим ключом открывает ячейку. Закрытие ячейки проводится клиентом самостоятельно. Эти замки не нашли широкого распространения на Украине из-за высокой стоимости программного обеспечения и электронных шлейфов.

В последнее время появилась информация с том, что некоторые производители применяют вместо одного депозитного два мебельных или почтовых замка. Единственная цель такой «рационализации» - снижение себестоимости продукции. Механизмы этих замков не связаны конструктивно в единую систему, обеспечивающую правильную последовательность запирания ячейки. Они имеют низкие показатели секретности, взломостойкости и наработки на отказ. Администратор вынужден для каждой ячейки использовать индивидуальный ключ. Такие технические решения можно отнести к проявлениям недобросовестной конкуренции. Часто, проводя тендеры, банки предлагают участникам направить информацию по ценам, не конкретизируя техническое задание. Просят указать скидки, сроки поставки, гарантии, наличие сервиса и многое другое, пропуская самое главное – технические характеристики ячеек и их систем запирания. Это грубейшая ошибка. Нельзя проводить ценовое сравнивание изделий, не определив требования к конструкции. Глупо отрицать необходимость наличия на рынке как престижных дорогих товаров, так и дешевых – у каждого из них свой потребитель. Единственное чего нельзя допускать категорически – это подмены дешевого товара, товаром, потребительские свойства которого не отвечают его назначению.

Вопрос №11

Чем отечественные депозитные ячейки отличаются от импортных?

Ответ

В основном, дизайном. Какой дизайн лучше и сколько денег стоит за него дополнительно заплатить может решить только покупатель. Самое главное, что иностранные и отечественные производители применяют одни и те же замки. Поэтому технические характеристики ячеек, достаточно, сходны. Изготовлением депозитных ячеек на Украине занимаются предприятия, производящие сертифицированные сейфы и хранилища ценностей. Хотя ячейки не подлежат сертификации, культура производства этих предприятий определяет высокое качество всех видов выпускаемой продукции.

Вопрос №12

Какой срок изготовления депозитных ячеек?

Ответ

Необходимость ответа на этот вопрос всегда присутствует в приглашениях на участие в тендере. Важность его очевидна – предполагаемые работы дорогостоящие и требуют авансирования, что приводит к замораживанию средств заказчика. Иногда победа в тендере того или иного участника определяется декларируемыми им сроками поставки. Проведем анализ такого подхода с технической стороны.

Конечно, срок изготовления во многом зависит от объема заказа и мощности производства предприятия – изготовителя. Но это не единственные факторы, которые определяют интересующие заказчика сроки. Необходимо обратить внимание на следующее:

1. Конкретное сочетание в депозитном шкафе ячеек различных размеров определяется техническим заданием заказчика. Эта компоновка всегда оригинальна, и как отмечалось выше, зависит от множества факторов. Таким образом, наработка ячеек на склад, обычно не производится. Там могут находиться только отдельные узлы и детали, которые поступают на сборку после разработки технической документации;

2. Мастер – ключи (ключи администратора) для каждого депозитария должны быть оригинальны. Поэтому производители ячеек должны выполнять закупку замков для каждого заказчика индивидуально. Производители замков тоже, в свою очередь, изготавливают их только после поступления соответствующего заказа и его оплаты. С учетом всех необходимых таможенных процедур тяжело представить, чтобы этот срок был менее 4 – 6 недель. Приятным исключением из описанной ситуации является замок ABLOY (Финляндия). Как уже отмечалось выше, этот замок имеет физическое разделение механизмов клиента и администратора. Поэтому авторизованный центр фирмы ABLOY в Украине проводит поставку и мастеризацию замков в существенно более сжатые сроки. Во всех остальных случаях, если применяются не перекодируемые замки, погоня за срочной поставкой депозитных ячеек чревата получением мастер – системы , которая уже эксплуатируется в другом банке (или банках).

Вопрос №13

Сколько стоят депозитные ячейки?

Ответ

Ответ на этот вопрос мы не случайно поместили под номером 13. Многие потребители именно с него начинают разговор и по полученному ответу принимают окончательное решение, заведомо ставя под угрозу весь проект. Каждый понимает, что в ответ на вопрос: «Сколько стоит автомобиль?» - можно услышать как цену «Запорожца» так и «Мерседеса». Необходимо вникнуть в технические характеристики, проанализировать потребительские свойства.

В зависимости от конструкции, способа эксплуатации (в сейфе или хранилище), объема заказа, применяемых замков цена отечественных депозитных ячеек колеблется от 350 до 500 грн. Цены импортных ячеек существенно выше. Цена ячейки зависит и от ее материалоемкости. Поэтому часть производителей назначает цены для каждого выпускаемого типоразмера. Другие, для простоты расчета, приводят цены усредненные, исходя из среднестатистического сочетания ячеек разных размеров в одном заказе. Так же индивидуальны принимаемые решения по стоимости доставки и монтажа изделий – они могут быть включены в цену или выполняться за отдельную плату. Этот вопрос требует уточнения у поставщика в каждом конкретном случае. Независимо от того, каким образом оплачивается эта работа, мы рекомендуем не исключать ее из сметы. После монтажа изделий производитель должен выполнить наладку замков и других движущихся деталей, которые могли разрегулироваться от вибрации при транспортировке.

Хотим обратить внимание, что в цену депозитных ячеек обычно не включается стоимость боксов для переноски ценностей клиентов. Строго говоря, это правильно, т. к. боксы не являются неотъемлемой частью ячеек и могут быть приобретены отдельно от них. С нашей точки зрения, боксы объективно необходимы для удобства арендаторов. Как же иначе они будут размещать свой депозит в ячейке, в чем будут переносить его из хранилища в помещение для клиентов? Боксы могут изготавливаться из картона, пластика, или металла. Последние надежней и долговечней. Цены боксов колеблются от 60 до 180 грн. за 1 шт.

Вопрос №14

Где можно получить дополнительную информацию по депозитным ячейкам?

Ответ

Полную консультацию можно получить по многоканальному телефону 236-54-67 или обратившись по адресу: г. Киев, ул. Довнар-Запольского, 2/20.